Hoe ik mijn bullet journal gebruik

Ik vroeg op Twitter of mensen geïnteresseerd zijn in hoe ik mijn bullet journal gebruik om mijn werkdag te structureren. Dat waren ze, en nu zijn we hier. De bullet journal is voor mij een goedkope en makkelijke methode om overzicht en rust te creëren voor alle dingen waar je hoofd zich druk om maakt.

Ik ben net even teruggebladerd: op 15 juni begon ik met mijn bullet journal. Ik werkte toen al drie maanden thuis. Ik had altijd wel een notitieboekje om dingen tijdens meetings neer te krabbelen, maar dat was het ook wel. Ik was (en blijf) een fervent aanhanger van “inbox zero” (aka: alles is gesorteerd in mapjes en mijn Inbox zelf bevat alleen de dingen waar ik nog wat mee moet), ik gebruik soms de stickynotes van windows, maar met name gebruikte ik mijn hoofd. Nu heb ik een goed geheugen, maar het zorgt er ook voor dat je hoofd na je werkdag nog kan blijven zoemen met de taakjes die je morgen moet doen, de emails die je nog moet schrijven en de andere dingen die je nog moet reviewen. Dat is erg aardig van mijn hoofd, maar niet echt handig als je probeert te slapen. Om dit te doorbreken ben ik aan een bullet journal begonnen.

Wat is een bullet journal?
Een bullet journal is een leeg notitieboek. Je kan er een beginnen met een schriftje dat je toevallig in huis hebt en een pen. Er zijn nu ook fancy bullet journals met stipjes (zie hieronder) en met paginanummers (heel handig), maar dat hoeft allemaal niet per sé. Als je op pinterest of instagram ook bullet journals opzoekt dan zie je allemaal hele sierlijke en prachtige designs. Dit hoeft allemaal niet. De basis is een systeem waarbij verschillende dingen die je wil doen een eigen symbool hebben ( · voor een taak, o voor een event of meeting, - voor een notitie) en je deze taken migreert naar een eigen collection of tijdsperiode waar ze belangrijk zijn. Dit klinkt misschien wat vaag, dit filmpje van de uitvinder van de bullet journal is heel handig. Het duurt vier minuten en ik raad je aan het even te kijken.

Hoe werkt het?

In een notendop: je bouwt eigenlijk je eigen agenda en structureert die met verschillende logs en collections. De eerste twee of vier pagina’s in je schriftje zijn je INDEX. In je index hou je bij op welke pagina wat te vinden is. Dit is eigenlijk de inhoudsopgave van je bullet journal. De pagina’s erna zijn je FUTURE LOG. In je future log hou je taken bij die nu nog niet belangrijk zijn, maar in de toekomst wel. Zit je in een meeting en hoor je dat je een nieuwe projectdeadline hebt over drie maanden (zeg: 15 februari)? Ga naar je future log en creeër in de juiste maand (bv februari) een regel 15: · projectdeadline. Nummer alle pagina’s die je gebruikt zodat ze makkelijk terug te vinden zijn.

Na je future log komt je MONTHLY LOG. Aan het einde van de maand zet je de monthly log (ook wel monthly spread) voor de maand erna op. Dat doe je door op twee naast elkaar liggende lege pagina’s (een ‘spread’ genoemd) bovenaan beide pagina’s de maand te zetten. Op de linkerpagina zet je alle dagen van de maand onder elkaar, (met de eerste letter van de dag ernaast) en op de rechterpagina zet je alle taken die je die maand wil doen. Dit hoeft niet super-gedetailleerd, maar je wil hier de grove brokken die je die maand gedaan wil hebben opschrijven. Op de linkerpagina schrijf je belangrijke deadlines en momenten van die maand op (zeg het eens, de verjaardag van een vriendin, een digitale events die je wil bijwonen etc.).

Aan het einde van de maand loop je door de lijst op de rechterpagina heen en zet je een kruisje (x) door de taken die je voltooid hebt. Heb je een taak niet voltooid? Dan moet je jezelf afvragen of die taak nog belangrijk voor je is. Zo nee: zet er een streep doorheen. Zo ja: migreer hem. Wordt het een taak voor de lange termijn? Zet een < door de stip en migreer hem naar je Future Log. Wil je er in de maand erna aan werken? Zet er een > door de bullet en zet hem in de takenlijst voor de maand erna. Neem tijd voor dit proces! Het is een moment van reflectie waarbij je inzicht krijgt in je doelen en hoe hoog je de lat voor jezelf legt. Je hoeft heus niet elke maand álles af te vinken, maar als je consequent meer van jezelf verwacht dan dat er in je maand past, gebruik dan dit migratiemoment om te reflecteren waar dat door komt. Migreren moet in principe leuk en inzichtelijk zijn, geen straf om te laten zien wat je niet gedaan hebt.

Optioneel: ik probeer bij mijn monthly log tegenwoordig ook een leerdoel of ding waar ik aan wil werken op te schrijven. Dit kan zoiets zijn als “elke dag een wandelingetje maken” of een doel wat je wil bereiken in je werk. Aangezien je er het einde van de maand weer naar kijkt is dat een mooi moment om te reflecteren of je daar iets mee gedaan hebt.

Screenshot uit dat superhandige filmpje met op de linkerpagina de dagen en de letters voor de dag en op de rechterpagina de taken voor die maand.

Ook optioneel: sommige mensen breiden hun monthly log uit met een habit tracker. Dit is een stukje van die van mij van augustus. Ik had drie habits die ik niet per sé elke dag maar wel regelmatig wilde doen. Ik schoof de marge van mijn to do’s op de rechterpagina iets naar rechts en creëerde een verticale tabel met drie habits, alle dagen en alle dagletters.

Ook heb ik voor deze maand een extra spread voor hoe ik slaap (met een NRC-achtig ballensysteem, de kleuren betekenen overigens niets, is even welke stift ik bij de hand heb. Als de ballen leeg zijn ben ik het een paar dagen vergeten bij te houden) en een korte reflectie op mijn humeur. De pagina ernaast gebruik ik om op te schrijven waar ik dankbaar voor ben. Dit kost vrij weinig tijd om bij te houden en geeft inzicht in waar ik stress van krijg en wat me blij maakte.

Waar alle bujo’s voor naar deze blog post gekomen zijn, een inkijkje hoe ik mijn bujo vormgeef, jaja.

Een overzicht van mijn humeur, slaapkwaliteit en gratitute log. Ik heb heel veel geblurd hier omdat ik met vulpen schrijf en je anders de pagina er onder kunt lezen en ik ben para ✨

Nu komt het leuke: je DAILY LOG. Je daily log is een overzicht van wat je die dag moet doen. Logischerwijs begin je hiermee op de pagina’s na je monthly log. Sommige mensen ontwikkelen hier weer allemaal fancy templates voor, ik zou gewoon beginnen met de datum bovenaan de bladzijde schrijven en kijken hoe veel ruimte je nodig hebt. Soms heb ik drie dagen op één bladzijde, soms heb ik anderhalve pagina nodig voor één dag. Hieronder heb ik twee dagen toegevoegd voor toen ik een tijdje terug een project aan het afsluiten was. Zoals je kan zien zijn de taken gedetailleerder dan in de monthly log. Bij mij is het vaak alles waarvan het belangrijk is waar ik aan denk (iets checken) tot dingen die een dagdeel duren. “werk aan afsluiting project” zou dus echt niet voldoende detail voor mij zijn. Ik wil af kunnen vinken wat ik bereikt heb.

Wat ik vaak doe is een lijstje maken met al mijn meetings. Dat doe ik met een vaste kleur pen om duidelijk te maken dat dat de meetings zijn. Dit geeft me ook heel veel inzicht hoe veel tijd ik op de dag zelf heb voor andere taken (als je de hele dag in een call zit heb ik dat niet, als ik wel iets moet doen dan moet ik meetings verplaatsen). Ik kleur het balletje altijd in als de meeting klaar is. Daaronder schrijf ik al mijn taken en notes op.

Ik maak dit dag-overzicht dus altijd aan het einde van mijn werkdag voor de dag erna. Ik kruis alles af wat ik af heb, ik migreer naar andere collections of de dag erna wat nog moet gebeuren, en ik bedenk wat overbodig is. Dan schrijf ik de datum van de dag erna op, zet mijn meetings er onder en schrijf op wat er in mijn hoofd zit wat er de dag erna moet gebeuren + wat er qua migratie bij moet. Hierbij kijk ik ook met enige regelmaat naar mijn monthly log om niet uit het oog te verliezen wat er voor het einde van de maand af moet. Gedurende de werkdag ligt mijn bujo vaak binnen handbereik en kruis schrijf ik bij en kruis ik af wanneer dat uitkomt. Aan het einde van de dag loop ik door de hele lijst heen en maak ik weer een lijstje voor de werkdag erna etc.

(Mocht je denken dat ik op vrijdag niks te doen had: het takenlijstje paste nog net op het randje op de pagina ervoor).

Hoera met definitief met het idee breken dat (mijn) bullet journals netjes zijn!

Als laatste heb je dan ook nog losse COLLECTIONS. Dit zijn themagebaseerde collections van taken. Toen ik dit najaar zelf een project coördineerde heb ik alle projectdoelen plus de klantvraag op een spread geschreven en continu dat als referentie gebruikt om te zorgen dat bij de deadline alles af was (klant was tevreden, dus hee!). Ik heb ook een spread voor deze website, waar ik ideeën voor blogs schrijf, het idee voor deze website als referentiekader en ook de ideeën die mijn volgers noemden. Het is belangrijk dat je deze dingen dus ook allemaal opneemt in je index. Ik neem de losse dagpagina’s als cluster op (“1 aug-31 aug: 30-47”) en themaspecifieke collections met hun unieke nummers.

Optionele tip: Als je washi-tape hebt (of koopt, de action heeft het) kan je makkelijk tabjes maken bij vaakgebruikte pagina’s.

Wat heb je nou allemaal nodig?

• Een schriftje
  Dit kan dus van alles zijn, laat je niet intimideren door alle fancy dingen, al doe je het in de telefoongids. Ik heb zelf een specifiek bulletjournal-notitieboek van LEUCHTTURM1917. Ze hebben een variant die eigenlijk een soort omhooggevallen moleskine is, waarvan de pagina’s al genummerd zijn, je twee lintjes hebt en je een pre-printed Index hebt. Je hebt ook nog een speciale bulletjournal-serie maar het enige verschil is drie lintjes en dat er BULLETJOURNAL op de cover staat. Kijk maar wat je doet

• Een pen
  That’s it. Kies er een die fijn schrijft. Ik heb daarnaast nog paar Stabilo-stiften, een markeerstift en een gelpen in een andere kleur voor mijn meetings. Maar again: maak het jezelf niet te moeilijk. De basis is echt papier en een pen

• Doorzettingsvermogen? Misschien? het is even wennen, deze methode. Het is half dagboek half agenda. Wat ik er het allerfijnst aan vind is dat als ik merk dat ik over een werkding loop te malen ik naar mijn bujo loop en het opschrijf. Dit zorgt dat het minder een “onthoud-alert” in mijn hoofd krijgt, en ik zeker weet dat ik er de volgende dag weer tegenaan loop als ik mijn bulletjournal weer open. Het is voor mij echt een ritueel om mijn dag er mee af te sluiten én er mee te beginnen, en het wegleggen van mijn bullet journal is dus ook het wegleggen van mijn werk(taken) voor die dag. Het sluit af in een tijd dat er soms weinig af te sluiten valt, omdat je huis zowel je rust- als werkplek kan zijn. Dit is even iets wat je jezelf aan moet leren.

• Reëele verwachtingen van jezelf over productiviteit Zoals de wijze Dra. S. M. Muños al zei:

Mental shift: I’m not behind or unproductive. I’m doing as much as my mind and body are allowing me to do under perpetual stress and fatigue.

Deze bullet journal gaat niet opeens zorgen dat je 16 uur werk in één dag kan proppen. Het gaat er ook niet voor zorgen dat je soms niet uit het raam wil staren of je boekenkast wil hersorteren als je geen zin hebt in een klusje doen. Het geeft wél rust in je hoofd (mij, in ieder geval) omdat je taken en gedachtes een rustplek krijgen in je boekje. Het zorgt door de verschillende tijds- en thema-ordeningen ook ervoor dat je alleen focust op de dingen waar je op moet focussen en af en toe reflecteert op je doelen die je voor een periode gesteld had. Zoals ik eerder ook al schreef: gebruik dit niet om jezelf af te straffen, maar om te leren van je verwachtingen en te reflecteren op wat écht belangrijk is.

Onthoud dat een bullet journal voor jou moet werken: het is een tool, geen kunstwerk (maar dat mag natuurlijk ook). Als je het te veel gedoe vindt en hem na verloop van tijd niet meer gebruikt kan het zijn dat deze methode gewoon niets voor jou is. Het kan ook zijn dat je te veel een structuur voor jezelf hebt gemaakt die niet voor je werkt. Voel je vrij om delen van deze methode over te nemen en delen te schrappen, of een poosje te proberen zonder bijvoorbeeld een log van je humeur, of een kleurenschema of opzet die je eerst mooi vond loslaat (geloof me: ik ga ook door allerlei fases heen).

Dat was het voor nu. Laat me op Twitter weten wat je van dit stuk vond!